Toyota Financial Services cuenta con la importante misión de consolidar un modelo de servicios financieros en el mercado venezolano, que ofrezca soluciones dinámicas y de excelente calidad, ajustado a los requerimientos y deseos de sus clientes. Para alcanzar esta premisa uno de sus objetivos ha sido potenciar su plataforma tecnológica, adquiriendo la solución de Gestión de Manejo Electrónico de Documentos DOCUMENTUM de EMC.

La implementación de esta solución le permite a la reconocida empresa de servicios financieros contar con la versión digital de la solicitud de crédito del cliente, para automatizar y hacer más efectivo el manejo de su documentación. Según palabras de Fran Grillet, Gerente de Tecnología de Toyota Financial Services Venezuela, “contamos con el apoyo de EMC, una empresa que tiene gran experiencia en el manejo de estas soluciones, y su socio de negocios MegaGroup. Ellos nos ofrecieron una completa asesoría y una integral implementación que ahora se traduce en ofrecer respuestas rápidas y de calidad a nuestros clientes”.

Venezuela fue el primer país de la región Latinoamericana en implementar una solución de Gestión Contenido, automatizando el proceso de pre-aprobación y aprobación de créditos, y actualmente es una operación ejemplo para el resto de los países de habla hispana donde se encuentra ubicado Toyota Financial Services. Ya ha transcurrido más de un año desde que se implementó DOCUMENTUM, y los beneficios son tangibles: considerable ahorro en el espacio físico, pues ya no se cuentan con archivos para resguardar copias de los expedientes; centralización de operaciones debido al manejo del expediente digital; mejora en el flujo de trabajo ya que todo está automatizado.

“Esta nueva herramienta nos ha permitido rediseñar nuestra forma de trabajar, ofreciendo un mejor servicio a nuestros clientes potenciales, ya que simplificamos la solicitud de recaudos con una sencilla planilla inicial de pre-aprobación de crédito. Nuestros procesos internos ya no requieren de tanto papel, traduciéndose esto en una operación más centralizada y en una mejora de nuestro flujo de trabajo”, aseguró Grillet.

Esta implementación de Documentum se realizó dentro de un contexto totalmente globalizado, donde el servidor principal se encuentra en Phoenix, USA y existen componentes de cache (BOCS) en Venezuela para permitir un uso óptimo de la solución. Para la captura y procesamiento del papel se utilizó la solución EMC Captiva (producto especializado para la Digitalización de Documentos). Esta solución de Gestión de Manejo de Electrónico de Documentos, está integrada bajo la estrategia EMC de Administración del Ciclo de Vida de la Información (ILM, Information Lifecycle Management). A través de esta estrategia podrán usar, proteger y compartir sus activos de información de manera más eficiente y rentable, llevándolos a manejar sus crecientes volúmenes de información, desde su creación hasta su eliminación, de acuerdo con su valor cambiante para el negocio.

La empresa MegaGroup, Velocity Premier Partner de EMC, fue responsable de implementar esta solución, realizando su instalación, puesta en producción, soporte post-venta y capacitación al cliente. “Estamos muy orgullosos de este proyecto, y complacidos que Toyota Financial Services haya confiado en nosotros, y en EMC”, resaltó Luis Izarra, Director de Manejo de Contenido de MegaGroup.

Futuro Cercano

La empresa busca seguir evolucionando, y el próximo paso será realizar la categorización de documentos a nivel automático, a través de un código de barra. También se espera que DOCUMENTUM sea implementado en otras áreas de la organización, que manejan grandes cantidades de papel, como finanzas y legal, de manera que también empiecen a aprovechar los beneficios que esta solución le ha traído al departamento de crédito.